Empfängeranforderung zuerst
Öffentliche und gewerbliche Auftraggeber können unterschiedliche Wege vorgeben.
Praxis-Ratgeber
XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden
XRechnung und ZUGFeRD für Handwerksbetriebe verständlich vergleichen und vor der technischen Umsetzung mit Empfänger und Steuerberater abstimmen.
Kurz erklärt
Öffentliche und gewerbliche Auftraggeber können unterschiedliche Wege vorgeben. Dateien müssen technisch gegen das passende Regelwerk geprüft werden.
Was der Ablauf lösen soll
Das System wird nicht nach einer allgemeinen Funktionsliste eingerichtet, sondern nach den wiederkehrenden Entscheidungen und Übergaben im Betrieb.
Validierung einplanen
Dateien müssen technisch gegen das passende Regelwerk geprüft werden.
Archivierung mitdenken
Der relevante Originaldatensatz muss unverändert erhalten bleiben.
Beispielhafter Ablauf
Die konkreten Status, Felder und Freigaben werden im Projektcheck festgelegt.
Anforderung erhalten
Portal, E-Mail oder Netzwerkweg klären.
Profil festlegen
Benötigtes Format und Version bestimmen.
Erzeugen und validieren
Testrechnung technisch prüfen.
Empfang bestätigen
Erst danach in den Regelbetrieb übernehmen.
Häufige Fragen
Antworten beziehen sich auf das Velo Handwerker-System und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
Welches Format ist besser?
Das lässt sich ohne Empfängeranforderung und Prozess nicht seriös beantworten.
Kann jedes PDF umgewandelt werden?
Nicht zuverlässig ohne vollständige strukturierte Rechnungsdaten.
Ist die Funktion Teil des Grundpakets?
Nein. Sie wird pro Kundeninstallation technisch und fachlich geprüft.
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Vom Überblick zu dem Ablauf, der für den Betrieb tatsächlich relevant ist.
Zuletzt aktualisiert: 02.08.2026
Woran es in der Praxis scheitert
Drei Situationen, die bei XRechnung und ZUGFeRD in fast jedem Betrieb vorkommen — und die kein allgemeines Buerowerkzeug loest.
PDF ist nicht gleich E-Rechnung
Ein am Rechner erzeugtes PDF bleibt eine sonstige elektronische Rechnung — ohne strukturierten Datensatz.
Der Empfaenger entscheidet mit
Welches Format geht, haengt davon ab, wer die Rechnung bekommt. Oeffentliche Auftraggeber verlangen anderes als Privatkunden.
Das Archiv wird uebersehen
Erzeugen ist die eine Haelfte. Den strukturierten Teil unveraendert aufzubewahren die andere.
Was das System dafuer tut
Vier Schritte, die im Projektcheck auf Ihren Ablauf zugeschnitten werden.
Format nach Empfaenger
Wir klaeren, wer was braucht, bevor wir etwas einrichten.
Erzeugen aus dem Auftrag
Die Rechnung entsteht aus vorhandenen Daten, nicht aus einer zweiten Eingabe.
Testrechnung
Erst wenn eine Testrechnung beim Empfaenger ankommt und angenommen wird, ist es eingerichtet.
Ablage mit Struktur
Der strukturierte Teil bleibt erhalten, nicht nur die Ansicht.
Was es nicht tut
Der Teil, den Anbieter ueblicherweise weglassen. Er steht hier, weil Sie es sonst nach der Unterschrift merken.
| Was wir nicht tun | Warum |
|---|---|
| Keine pauschale Konformitaetszusage | Was in Ihrer Installation laeuft, pruefen wir je Betrieb. Eine allgemeine Zusage geben wir nicht. |
| Keine Steuerberatung | Ob eine Rechnung inhaltlich richtig ist, entscheidet Ihr Betrieb und Ihre Steuerberatung. |
| Kein Rechnungsversand fuer Sie | Wir erzeugen, Sie versenden. |
Alle Preise und die Effektivrechnung ueber zwei Jahre stehen offen auf der Preisseite. Was bei Vertragsende mit Ihren Daten passiert, steht unter Ausstieg.
Kostenloser Projektcheck
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Wir prüfen, ob eine Standardsoftware genügt oder eine individuelle Installation sinnvoll ist.