E-Rechnung im Handwerk verständlich planen: Pflicht, XRechnung, ZUGFeRD, Versand, Empfang, Archivierung und Software-Prüfung ohne Rechtsberatung.
Ein normales PDF ist nicht automatisch eine strukturierte E-Rechnung; relevant sind strukturierte Rechnungsdaten. Wer erstellt, prüft, versendet, empfängt und archiviert die Rechnung? Diese Schritte müssen vor der technischen Umsetzung feststehen.
Stand August 2026. Rechtsgrundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes; maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 15.10.2025. Quellen unten auf der Seite.
| Ab wann | Wen es betrifft | Was gilt |
|---|---|---|
| 27.11.2020 | Auftragnehmer des Bundes | Rechnungen an Bundesbehörden müssen elektronisch gestellt werden (E-Rechnungsverordnung des Bundes). Format ist grundsätzlich XRechnung. Ausnahmen bestehen unter anderem für Direktaufträge bis 1.000 Euro. |
| 01.01.2025 | jeder inländische Betrieb | Empfangspflicht. Wer von einem anderen inländischen Unternehmen eine E-Rechnung bekommt, muss sie annehmen und verarbeiten können. Eine E-Mail-Adresse reicht dafür technisch aus — die Rechnung muss aber auch lesbar und archivierbar sein. |
| 2025 und 2026 | alle | Übergangszeit beim Versand. Papierrechnungen bleiben zulässig, sonstige elektronische Rechnungen — etwa ein einfaches PDF — nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| 01.01.2027 | Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz | Sendepflicht. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Betriebe dürfen 2027 noch Papier und PDF verwenden. |
| 01.01.2028 | alle Betriebe | Sendepflicht ohne Umsatzgrenze. Ab dann gelten die Anforderungen an Format und Übermittlung für jeden — auch EDI-Verfahren müssen dann den Vorgaben entsprechen. |
Für die meisten Handwerksbetriebe heißt das: Empfangen müssen Sie seit 2025. Selbst versenden müssen Sie spätestens ab dem 01.01.2028, bei mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 schon ab dem 01.01.2027. Ob Ihr Betrieb über der Grenze liegt, klärt Ihr Steuerberater — diese Seite gibt technische Orientierung, keine Steuerberatung.
Drei Punkte, an denen es in der Praxis hängt.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 und der Richtlinie 2014/55/EU entspricht. In Deutschland erfüllen das XRechnung und ZUGFeRD ab den Profilen, die der Norm genügen.
Ein eingescanntes Papier oder ein am Rechner erzeugtes PDF ohne strukturierten Datensatz ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige elektronische Rechnung“.
Nach § 14b Abs. 1 UStG ist jede ein- und ausgehende Rechnung acht Jahre aufzubewahren. Die Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt und gilt seit dem 01.01.2025.
Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder ein neu erzeugtes PDF genügt dafür nicht.
Die Empfangspflicht seit 2025 gilt unabhängig davon, welche Software ein Betrieb einsetzt. Wer eine E-Rechnung nicht annimmt, kann sich nicht darauf berufen, sie nicht öffnen zu können — der Rechnungssteller hat seine Pflicht mit dem Versand erfüllt.
Praktisch bedeutet das: ein fester Posteingang, eine Ablage, die den strukturierten Datensatz behält, und jemand, der beides kennt.
Das System wird nicht nach einer allgemeinen Funktionsliste eingerichtet, sondern nach den wiederkehrenden Entscheidungen und Übergaben im Betrieb.
Ein normales PDF ist nicht automatisch eine strukturierte E-Rechnung; relevant sind strukturierte Rechnungsdaten.
Wer erstellt, prüft, versendet, empfängt und archiviert die Rechnung? Diese Schritte müssen vor der technischen Umsetzung feststehen.
Steuerliche und rechtliche Anforderungen gehören zum Steuerberater oder einer qualifizierten Stelle.
Die konkreten Status, Felder und Freigaben werden im Projektcheck festgelegt.
B2B, öffentliche Auftraggeber und Sondervorgaben unterscheiden.
XRechnung, ZUGFeRD oder anderer zulässiger Weg anhand des Empfängers prüfen.
Testrechnung erzeugen, validieren und Empfang bestätigen lassen.
Originaldatei und Nachweise nachvollziehbar ablegen.
Antworten beziehen sich auf das Velo Handwerker-System und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
Nein. Die Funktion bleibt bis zur technischen und fachlichen Freigabe eine individuell zu prüfende Erweiterung.
Nicht automatisch. Entscheidend ist ein zulässiger strukturierter Datensatz.
Das hängt von Rechnungsempfängern, Steuerberater, Archivierung und vorhandenen Abläufen ab. Deshalb wird die Umsetzung pro Betrieb geprüft.
Nein. Diese Seite gibt eine technische Orientierung.
Vom Überblick zu dem Ablauf, der für den Betrieb tatsächlich relevant ist.
Inhalt geprüft und aktualisiert: 01.08.2026
Angaben geprüft am 01.08.2026. Diese Seite gibt technische Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind die jeweils geltenden Vorschriften und die Auskunft Ihres Steuerberaters.
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